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Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: bis Ende 2026 ist Papier oder PDF mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig, ab 2027 greift die Pflicht für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
In dieser Übergangszeit landen weiterhin Papierrechnungen auf dem Tisch, und dort taucht die Frage auf, ob ein QR-Code die E-Rechnung ersetzt. Er tut es nicht.
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung als reines XML oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als Hybrid aus PDF und XML. Ein QR-Code ist ein Träger für eine Adresse, kein Rechnungsformat.
Was der Code leisten kann: auf den strukturierten Datensatz verweisen, ihn herunterladen lassen oder eine Prüfansicht öffnen. Das ist eine Arbeitserleichterung für den Empfänger, kein Ersatz für die Übermittlung.
Auf Rechnungen begegnen sich zwei verschiedene Codes. Der EPC-GiroCode trägt IBAN, Betrag und Verwendungszweck und öffnet in der Banking-App eine vorausgefüllte Überweisung. Der zweite Code soll zur Rechnung selbst führen.
Beide zusammen auf einem Blatt überfordern. Der GiroCode ist der stärkere, weil er eine Handlung auslöst und die Zahlungsdauer verkürzt. Wer zusätzlich auf die E-Rechnung verweisen will, platziert diesen Code in der Kopf- oder Fußzeile, nicht neben dem Zahlbetrag.
Der Code sollte auf eine Seite ohne Anmeldung führen, die den strukturierten Datensatz und eine lesbare Ansicht anbietet. Ein Link, der nach drei Monaten abläuft, ist bei einer Rechnung mit achtjähriger Aufbewahrungspflicht ein Eigentor.
Die Pflichtangaben nach § 14 UStG müssen weiterhin in Textform auf der Rechnung stehen. Ein Code darf sie nicht ersetzen, auch nicht teilweise.
Bis Ende 2026 noch zulässig, mit Zustimmung des Kunden. Der GiroCode auf dem Blatt verkürzt die Zahlungsdauer sofort, unabhängig von der E-Rechnung.
Hier gilt XRechnung bereits. Ein Code auf dem Ausdruck führt zur selben Datei, die ohnehin übermittelt wurde, und erspart Rückfragen.
Ein Code auf der ausgedruckten Rechnung, der auf eine Prüfansicht führt, hilft der Buchhaltung mehr als ein Anhang, den niemand öffnet.
Nein. Weder § 14 UStG noch die E-Rechnungsregeln verlangen einen QR-Code. Pflicht ist der strukturierte Datensatz im B2B, nicht der Code.
Nein. ZUGFeRD besteht aus einem PDF und einer eingebetteten XML-Datei nach EN 16931. Ein PDF ohne diesen strukturierten Teil ist eine sonstige Rechnung.
Ja. Der EPC-GiroCode sieht ein optionales Betragsfeld vor. Vollständig vorbelegt sinkt die Fehlerquote beim Abtippen auf null.
Diese Seite ordnet die genannten Vorschriften ein und verlinkt die Primärquellen. Sie ist keine Rechtsberatung. Ob eine Pflicht auf Ihren Fall zutrifft, hängt von Betriebsgröße, Produkt, Gebäude und Vertrag ab und gehört zu einer Anwältin, einem Anwalt oder einer zuständigen Behörde.