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In vielen Beiträgen steht, ein Kassenbeleg müsse einen QR-Code enthalten. Das ist falsch. Das Bundesfinanzministerium stellt in seinen FAQ zur Belegausgabepflicht klar, dass ein QR-Code nicht gesetzlich vorgeschrieben ist.
Erlaubt ist er trotzdem, und zwar mit einem konkreten Vorteil: Bestimmte Angaben der technischen Sicherheitseinrichtung müssen nicht in Klarschrift auf dem Bon stehen, wenn sie über einen aufgedruckten QR-Code auslesbar sind.
Nein. Die Belegausgabepflicht verlangt einen Beleg, nicht einen Code. Seit dem 1. Januar 2020 muss jedes elektronische Aufzeichnungssystem einen Beleg ausgeben, auf Papier oder mit Zustimmung des Kunden elektronisch.
Der Code ist eine Option mit zwei Wirkungen: Er verkürzt den Bon, weil Zeichenketten wie Prüfwert und Signaturzähler nicht mehr als lesbarer Text erscheinen müssen, und er beschleunigt eine Kassen-Nachschau, weil der Prüfer den Beleg maschinell verifizieren kann.
Nach § 6 Satz 2 KassenSichV dürfen Angaben, die zur Absicherung der Buchungsdaten erforderlich sind, statt in lesbarer Form auch über einen QR-Code dargestellt werden. Betroffen sind typischerweise Transaktionsnummer, Seriennummer des Aufzeichnungssystems, Signaturzähler, Prüfwert sowie Beginn und Ende des Vorgangs.
Nicht in den Code gehören die Pflichtangaben eines Belegs nach § 33 UStDV: Aussteller mit Anschrift, Datum, Art und Menge der Leistung, Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz. Diese müssen lesbar bleiben.
Ein QR-Code auf dem Bon sagt nichts über die Ordnungsmäßigkeit der Kasse. Wer glaubt, mit dem Aufdruck eine Prüfung zu bestehen, verwechselt Ursache und Darstellung. Die Aufzeichnung selbst muss durch eine zertifizierte TSE abgesichert sein.
Ebenso wenig ersetzt der Code die Verfahrensdokumentation. Beides wird bei einer Nachschau getrennt geprüft.
Bonrollen sind thermisch, schmal und oft kontrastarm. Ein Code, der auf dem Bildschirm sitzt, wird auf 57-Millimeter-Papier bei 203 dpi schnell unlesbar. Praxiswert: mindestens 15 Millimeter Kantenlänge, Fehlerkorrektur M oder Q, kein Ausdruck über die vorgestanzte Kante.
Weil der Code freiwillig ist, ist ein unlesbarer Code schlechter als keiner: Er kostet Papier und bringt bei der Prüfung nichts.
Der häufigste Fall. Kassenhersteller bieten den Aufdruck als Schalter an, häufig standardmäßig aus. Erst prüfen, ob die Firmware das DSFinV-K-Format schreibt.
Wird der Beleg als PDF oder in einer App ausgegeben, übernimmt der Code im Dokument dieselbe Rolle und spart Papier vollständig.
Ein funktionierender Code verkürzt die Prüfung vor Ort. Das ist ein Argument für den Aufdruck, aber kein gesetzliches.
Nein. Das BMF führt in den FAQ zur Belegausgabepflicht aus, dass ein QR-Code freiwillig ist. Die Belegausgabepflicht besteht unabhängig davon.
Ja. § 6 Satz 2 KassenSichV erlaubt, bestimmte Angaben zur Absicherung der Buchungsdaten über einen QR-Code statt in lesbarer Form darzustellen. Die Pflichtangaben nach § 33 UStDV bleiben lesbar.
Der Aufbau ist in der DSFinV-K beschrieben, damit Prüfprogramme den Beleg maschinell auswerten können. Ein selbst gebauter Code mit eigenen Feldern hilft bei der Nachschau nicht.
Diese Seite ordnet die genannten Vorschriften ein und verlinkt die Primärquellen. Sie ist keine Rechtsberatung. Ob eine Pflicht auf Ihren Fall zutrifft, hängt von Betriebsgröße, Produkt, Gebäude und Vertrag ab und gehört zu einer Anwältin, einem Anwalt oder einer zuständigen Behörde.