Gäste-WLAN
Scannen Sie den QR-Code mit Ihrem Smartphone, um sich sofort mit dem Internet zu verbinden.
Der Wunsch ist meistens derselbe wie bei der PDF: Die Tabelle soll beim Scannen aufgehen. Der Unterschied liegt im Empfänger. Eine PDF liest jeder, eine Excel-Datei braucht eine App, und ein Freigabelink aus einem Cloud-Speicher braucht oft ein Konto beim selben Anbieter.
Deshalb ist die erste Entscheidung bei diesem Typ nicht der Code, sondern die Freigabe: Wer soll die Datei öffnen dürfen, und was soll er darin tun?
Die Adresse der Datei oder des Freigabelinks, zum Beispiel https://ihre-domain.de/downloads/inventurliste.xlsx. Der Code selbst enthält keine Tabelle und keine Zellen, nur diese Zeichenkette.
Das ist bei Tabellen wichtiger als bei PDFs, weil Tabellen häufig ersetzt werden. Die Liste wird wöchentlich fortgeschrieben, die Datei also regelmäßig neu hochgeladen. Bleibt der Dateiname gleich, bleibt der gedruckte Code gültig. Arbeiten Sie mit Datum im Dateinamen, bekommen Sie für jede Fassung einen neuen Code, und das will niemand.
Ein Link aus einem Cloud-Speicher ist selten so offen, wie er aussieht. Drei Fälle sind üblich und nur einer davon ist für einen gedruckten Code brauchbar.
Der Bearbeitungslink: Jeder mit dem Link kann die Tabelle ändern, auch löschen. Auf einem gedruckten Etikett ist das ein Datenverlust mit Ansage. Der Ansichtslink: Jeder kann lesen, niemand ändern, das ist die richtige Form. Und der Link mit Anmeldepflicht, der aussieht wie ein Ansichtslink und beim Kunden eine Kontomaske zeigt, was in der Praxis die häufigste Beschwerde nach dem Druck ist.
Wer die Wahl hat, legt die Datei als Datei auf den eigenen Webspace. Dann gilt: Wer die Adresse kennt, lädt sie herunter, ohne Konto und ohne Cloud.
Wenn niemand die Datei bearbeiten soll, ist eine PDF besser. Sie öffnet auf jedem Gerät, in jedem Browser und ohne Zusatz-App. Eine Excel-Datei auf einem Telefon ist fast immer die falsche Erfahrung: kleine Zellen, horizontales Scrollen, und wer nur nachsehen will, muss die Datei erst herunterladen und dann öffnen.
Wenn die Tabelle ausdrücklich zum Ausfüllen gedacht ist, gehört sie nicht hinter einen Code. Eine Liste, die am Telefon ausgefüllt werden soll, ist ein Formular, und das Formular steht im Browser, nicht in einer Datei.
Der praktisch sinnvollste Fall für diesen Typ ist die Lagerkennzeichnung. Ein Regal, ein Behälter, eine Kiste bekommt einen Code, der auf die Bestandsliste oder das Datenblatt zeigt. Der Code steht dann dauerhaft am Ort, die Datei dahinter wechselt mit jeder Inventur.
In dieser Verwendung zählt Haltbarkeit mehr als Gestaltung: wetterfestes Material, gedruckt mit klarem Kontrast, an einer Stelle, an der niemand mit dem Hubwagen dagegen fährt. Zwei Zentimeter genügen, wenn das Telefon zwanzig Zentimeter entfernt ist, was beim Lesen eines Regalschilds normal ist.
Eine Tabelle ist gefährlicher öffentlich als eine PDF, weil sie oft mehr enthält als den sichtbaren Teil. Kundennamen in einer zweiten Spalte, Preise in einem ausgeblendeten Blatt, Notizen in Kommentaren: Beim Herunterladen kommt das alles mit.
Prüfen Sie die Datei deshalb vor der Veröffentlichung in einem Durchgang: alle Blätter, alle Spalten, alle Kommentare, verborgene Zeilen. Für alles, was personenbezogene Daten enthält, gilt dasselbe wie bei der PDF. Kein QR-Code, sondern ein geschützter Bereich mit Anmeldung.
Der Code am Regal zeigt auf die Bestandsliste. Die Liste wird je Inventur ersetzt, der Code bleibt am Regal.
Der Code im Aufenthaltsraum führt auf die aktuelle Liste mit Einkaufspreisen. Kein Ausdruck im Umlauf, keine veraltete Fassung an der Wand.
Der Code öffnet die dokumentierte Prüfliste, die ausgefüllt zurückkommt. Wenn zurückgeschrieben wird, ist ein Formular besser als eine Datei.
Der Code auf dem Schreibtisch öffnet die Kontaktliste. Für Kollegen, die selten nachsehen, und für Aushilfen am ersten Tag.
Nur mit einer Tabellen-App oder über die Webversion des Anbieters. Wer nur nachsehen will, ist mit einer PDF deutlich besser bedient.
Weil der Freigabelink an ein Konto gebunden ist. Bei einem gedruckten Code ist das ein Fehler, der erst beim Kunden auftritt. Nutzen Sie einen Ansichtslink oder hosten Sie die Datei als Datei.
Beim Bearbeitungslink ja, und das ist auf einem gedruckten Etikett gefährlich. Verwenden Sie einen Ansichtslink und behalten Sie die Bearbeitung bei sich.
So oft Sie wollen, solange die Adresse gleich bleibt. Deshalb kein Datum in den Dateinamen.
Ja, aber je Regal mit eigenem Code. Ein einzelner Code für ein ganzes Lager führt zu Listen, die niemand mehr findet.