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Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer schreiben Rechnungen, die oft knapp sind: ein Blatt, ein Betrag, eine Leistung. Da passt ein QR-Code gut ins Bild, weil er genau eine Sache tut, nämlich das Bezahlen vereinfachen.
Was er nicht tut, ist eine Rechnung vollständig zu machen. Und weil nach § 19 UStG ohnehin ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nötig ist, lohnt sich der Blick auf die Pflichtangaben, bevor über die Gestaltung gesprochen wird.
Wer nach § 19 UStG als Kleinunternehmer behandelt wird, weist keine Umsatzsteuer aus und muss einen Hinweis darauf auf der Rechnung tragen. Für Rechnungen über 250 Euro brutto gelten die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG: beide Namen und Anschriften, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Nettoentgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Bis einschließlich 250 Euro brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Dafür braucht es nur Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung sowie den Bruttobetrag mit Steuersatz oder dem Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Der Code gehört in keine dieser Listen. Er ist keine Pflichtangabe, und er wird nicht zur Pflichtangabe, weil ein Kunde ihn gern hätte.
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format nach EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Eine PDF oder ein Ausdruck mit QR-Code ist keine E-Rechnung, auch wenn der Code auf eine Zahlung zeigt oder ein XML eingebettet ist.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für Kleinbetragsrechnungen gibt es eine Ausnahme von der Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen. Wer als Kleinunternehmer B2B arbeitet, sollte trotzdem wissen, was Kundinnen und Kunden ab 2027 erwarten werden.
Bei Handwerksleistungen, Nachhilfe, Fotografie, Beratung oder Kosmetik ist die Rechnung oft ein Blatt, das bei Übergabe oder per Mail kommt. Der Code darauf verkürzt die Zahlung von mehreren Tagen auf Minuten, weil das Zusammentragen von IBAN und Betrag entfällt.
Der Effekt ist bei kleinen Beträgen größer als bei großen, was zunächst überrascht. Bei 5.000 Euro nimmt sich jemand die Zeit zum Abtippen, bei 38 Euro bleibt die Rechnung liegen. Der Code senkt genau diese Schwelle.
Der erste: Der QR-Code zeigt auf eine private Kontoverbindung, während die Rechnung eine Geschäftsadresse nennt. Das ist technisch möglich und wirkt unseriös, und bei einer Betriebsprüfung erzeugt es Fragen, die man nicht haben will.
Der zweite: Der Code enthält den Betrag, die Rechnung wird aber nachträglich geändert. Dann zeigt der gedruckte Code einen anderen Betrag als das Dokument. Bei einer Korrektur gehört eine neue Rechnung mit neuem Code dazu, nicht ein korrigierter Zettel mit dem alten Aufdruck.
Auf einem A4-Blatt, das in der Hand gehalten wird, reichen 2,5 bis 3 Zentimeter. Auf einer Visitenkarte gilt dasselbe wie für jede Karte: 2,5 Zentimeter, und lieber auf der Rückseite als zwischen zwei Textzeilen.
Die Stelle unter dem Zahlungsziel ist die beste, weil dort ohnehin steht, wie gezahlt werden soll. Ein Code im Kopfbereich konkurriert mit dem Logo und wird kleiner gedruckt, als er sein müsste.
Die Rechnung wird vor Ort übergeben, der Code mit festem Betrag. Der Kunde zahlt, während der Handwerker abbaut.
Monatliche Rechnung mit festem Betrag und der Kursnummer im Zweck. Damit die Zuordnung auch bei gleichen Nachnamen klappt.
Rechnung nach Abnahme, Code ohne Betrag, weil häufig Anzahlungen und Restbeträge anfallen.
Die Rechnung am Tresen, der Code für alle, die kein Bargeld dabeihaben und kein Kartenlesegerät wollen.
Nein. Es gibt keine Pflicht dazu. Der Code ist eine freiwillige Zahlungshilfe.
Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG ist erforderlich. Bis 250 Euro brutto genügen die Angaben der Kleinbetragsrechnung, darüber gilt der Katalog des § 14 Abs. 4 UStG.
Kleinbetragsrechnungen sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Empfangen können muss sie seit 2025 grundsätzlich jedes Unternehmen.
Technisch ja, aber Name und Konto sollten zusammenpassen und zum Geschäft gehören. Alles andere wirkt unseriös und erzeugt Rückfragen.
Bei festen Preisen ja, das erspart Rückfragen. Bei schwankenden Beträgen oder Anzahlungen besser leer lassen.