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Vereine haben ein Zahlungsproblem, das keine App löst: Beiträge werden überwiesen, wenn jemand daran denkt, und die Zuordnung landet beim Kassenwart. Ein GiroCode mit Mitgliedsnummer im Verwendungszweck löst den zweiten Teil des Problems, den ersten nur halb.
Diese Seite sagt auch, was er nicht löst. Wer Lastschriften gewohnt ist, wird enttäuscht: Ein GiroCode ist eine Überweisung und ein Lastschrifteinzug ist etwas anderes, mit Mandat und Widerrufsrecht.
Der übliche Weg: Der Verein verschickt einmal im Jahr eine Beitragsrechnung oder ein Erinnerungsschreiben, und darauf steht der Code mit IBAN des Vereins, festem Betrag und Mitgliedsnummer im Verwendungszweck. Wer den Brief in der Hand hat, zahlt in einer Minute.
Der feste Betrag ist hier sinnvoll, weil er die Rückfrage erspart. Bei Familienbeiträgen, Ermäßigungen oder Teilbeiträgen ist er falsch, weil der Code dann einen Betrag zeigt, der nicht gilt. In dem Fall bleibt das Feld leer, und der Zahler trägt ein.
Ein Lastschrifteinzug braucht ein Mandat, also eine schriftliche Ermächtigung, und der Einziehende muss die Regeln des SEPA-Lastschriftverfahrens einhalten, einschließlich Ankündigung und Erstattungsrecht. Ein QR-Code kann das nicht leisten, weil er den Zahler voraussetzt, der aktiv bestätigt.
In der Praxis ist das für viele Vereine ein Rückschritt: Wer jahrelang eingezogen hat, muss jetzt jährlich daran erinnern. Der Vorteil ist der geringere Aufwand bei der Einrichtung und weniger Streit, weil niemand abbucht, ohne dass der Zahler es bestätigt hat.
Für Spenden bis einschließlich 300 Euro je Zuwendung genügt dem Spender ein vereinfachter Nachweis: der Bareinzahlungsbeleg oder die Buchungsbestätigung des Kreditinstituts, also der Kontoauszug. Bei einem Verein muss der Empfänger zusätzlich einen Beleg darüber ausstellen, dass die Zuwendung für den steuerbegünstigten Zweck bestimmt ist.
Darüber hinaus ist eine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster nötig, geregelt in § 50 EStDV. Der Code erzeugt keine dieser Unterlagen. Er bewegt Geld, und der Nachweis darüber entsteht beim Kontoauszug und beim Verein.
Deshalb steht im Verwendungszweck am besten ausdrücklich „Spende" oder „Beitrag". Der Kontoauszug ist der halbe Nachweis, und was dort steht, muss zur späteren Bescheinigung passen.
Der eigentliche Gewinn liegt nicht beim Zahler, sondern im Büro. Wenn im Verwendungszweck die Mitgliedsnummer steht, ist die Buchung ohne Rückfrage zuzuordnen. Steht sie nicht dort, beginnt die Suche nach dem Namen, und bei gleichen Nachnamen im Verein endet sie beim Telefonat.
Für Vereine mit vielen Mitgliedern lohnt sich ein Code pro Mitglied nicht. Ein Code für den Beitragslauf genügt, weil die Mitgliedsnummer nicht im Code steht, sondern der Zahler sie einträgt. Wer das nicht tut, erzeugt Nacharbeit, und daran ändert der Code nichts.
Auf dem Beitragsanschreiben, auf dem Spendenplakat am Vereinsheim, auf der Kasse beim Sommerfest, auf dem Aufsteller am Eingang bei Veranstaltungen. Der Unterschied ist jedes Mal derselbe: mit oder ohne Betrag, mit oder ohne Zweck.
Für Veranstaltungen gilt die Faustregel aus dem Druckbereich: 4 bis 5 Zentimeter Kantenlänge auf einem Tresenaufsteller, 10 Zentimeter auf einem Plakat, das aus zwei Metern gelesen wird. Ein Code auf einem Plakat, das in Hüfthöhe hängt, ist zu klein geschweige denn zu niedrig.
Das Anschreiben mit eingedrucktem Code, festem Betrag und Mitgliedsnummer im Zweck. Die Zuordnung passiert beim Kontoauszug.
Der Code ohne Betrag am Vereinsheim, mit dem Hinweis, wofür gesammelt wird. Wer 20 Euro geben will, tut es im Vorbeigehen.
Der Code am Kassenstand für Kartenzahlungsskeptiker. Kein Kartenlesegerät, kein Bargeld, das abgeholt werden muss.
Der Code für Trikots, Fahrten und Material, mit dem Zusatz „Jugend" im Zweck, damit die Mittelverwendung nachvollziehbar bleibt.
Nein. Er bereitet eine Überweisung vor. Ein Einzug braucht ein SEPA-Lastschriftmandat und ein Lastschriftverfahren.
Nein. Der Code ist kein Beleg. Bis 300 Euro je Zuwendung genügt dem Spender der Kontoauszug, darüber ist eine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster nötig.
Die Mitgliedsnummer zuerst, dann der Zweck, also Beitrag, Spende oder Jugend. So ist die Buchung ohne Rückfrage zuzuordnen.
Beim Jahresbeitrag ja, weil er eindeutig ist. Bei Ermäßigungen, Familientarifen und Spenden nein, dann trägt der Zahler den Betrag ein.
Nein. Ein Code für den Lauf genügt; die individuelle Zuordnung passiert über den Verwendungszweck, den der Zahler einträgt.