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Ein Google-Dokument ist praktisch, solange es im Browser gelesen wird. Der Code darauf ist eine Abkürzung dorthin, und wie bei jeder Datei entscheidet nicht der Code über den Erfolg, sondern die Freigabe.
Die drei Freigabestufen sehen in der Oberfläche ähnlich aus und verhalten sich auf einem gedruckten Etikett völlig unterschiedlich. Das ist der Inhalt dieser Seite.
Die Adresse des Dokuments, in der Form docs.google.com/document/d/.../edit oder mit einem anderen Suffix. Achtung: Die Adresse, die beim Kopieren aus der Adresszeile kommt, endet oft auf /edit. Wer die so in einen Code schreibt, verschickt einen Bearbeitungslink.
Richtig ist die Freigabeansicht oder ein Link, der auf die Leseansicht zeigt. Am saubersten ist eine eigene kurze Adresse auf der eigenen Domain, die auf die Leseansicht weiterleitet: Dann steht im Code etwas Lesbares, und die Freigabe lässt sich später ändern, ohne den Code neu zu drucken.
Betrachter: Jeder mit dem Link liest, niemand ändert. Das ist die einzige Stufe, die auf einem gedruckten Code funktioniert. Kommentator: Jeder mit dem Link kann kommentieren, was bei einem öffentlichen Dokument zu Spam führt. Bearbeiter: Jeder mit dem Link kann den Text überschreiben, löschen oder durch etwas anderes ersetzen.
Der Bearbeiterlink ist der Fehler, der am seltensten auffällt und am meisten kostet. Ein Dokument an einer Pinnwand, das jeder umschreiben kann, bleibt nicht lange das Dokument, das man aufgehängt hat.
Dazu kommt die Anmeldepflicht: Steht die Freigabe auf „eingeschränkt", sieht der Kunde eine Anmeldemaske statt des Inhalts. Bei einem gedruckten Code ist das die häufigste Beschwerde nach dem Druck.
Die Leseansicht funktioniert im mobilen Browser ohne App, und das ist der Grund, warum dieser Typ überhaupt sinnvoll ist. Ein Dokument mit Überschriften, Listen und Tabellen bleibt lesbar. Ein Dokument, das für A4 mit Rand und Fußzeile gestaltet wurde, liest sich eng, aber es liest sich.
Was nicht funktioniert, ist das Ausfüllen am Telefon. Ein Dokument mit Formularfeldern oder einer Tabelle zum Eintragen ist auf einem 6-Zoll-Bildschirm eine Zumutung. Für alles, was zurückkommt, gehört ein Formular hinter den Code und kein Dokument.
Wenn der Inhalt unverändert bleiben soll. Ein Google-Dokument kann jederzeit bearbeitet werden, eine PDF ist fest. Bei Aushängen, Anleitungen und Preislisten ist das ein Vorteil, weil die Fassung im Code und die Fassung auf dem Papier nicht auseinanderlaufen können.
Wenn das Dokument an einem Ort ohne Netz gelesen werden muss. Ein Google-Dokument braucht eine Verbindung, eine heruntergeladene PDF nicht. Für Keller, Werkstätten und Fahrzeuge ist das der entscheidende Unterschied.
Und wenn der Empfänger kein Google-Konto hat und die Freigabe trotzdem eng bleiben soll. Eine PDF auf der eigenen Domain erreicht jeder, ohne dass irgendwo ein Konto nötig ist.
Der Code steht meistens auf einem Aushang oder einem Beileger, also auf Papier, das in der Hand gehalten oder aus einem Meter gelesen wird: 2,5 bis 3 Zentimeter für die Hand, 10 Zentimeter für den Aushang.
Beschriften Sie ihn mit dem Inhalt und nicht mit dem Format: „Speisekarte mit Allergenen" wird gescannt, „Google Docs" nicht. Und prüfen Sie die Freigabe nach jeder Änderung erneut, denn die Einstellung kann sich ändern, wenn jemand das Dokument kopiert oder in einen anderen Ordner verschiebt.
Das Dokument wird zentral gepflegt, der Aushang bleibt. Ändert sich etwas, ist es am nächsten Tag überall aktuell.
Ein Code an der Maschine führt zur Anleitung im Browser. Bei Änderungen bleibt der Aufkleber, der Text wechselt.
Der Code im Vereinsheft öffnet das Protokoll der letzten Sitzung. Freigabe auf Betrachter, sonst schreibt jemand hinein.
Statt eines Ausdrucks, der in der Schultasche verschwindet, ein Code auf die Mitteilung. Wer kein Konto hat, bekommt weiter Papier.
Nur wenn die Freigabe auf Bearbeiter steht. Bei einem gedruckten Code gehört sie auf Betrachter.
Weil die Freigabe auf „eingeschränkt" steht. Bei einem öffentlichen Code muss sie auf „Jeder mit dem Link" stehen.
Bei der Freigabe „Jeder mit dem Link" ja, im Browser und ohne App. Ein Konto braucht nur, wer kommentieren oder bearbeiten will.
Docs, wenn der Inhalt sich ändern soll. PDF, wenn er fest bleiben soll oder offline gelesen wird.
Nein. Die Dokument-ID in der Adresse bleibt gleich. Der Anzeigename ändert sich, die Adresse nicht.